Comentamos em nossos artigos sobre a jornada para aexcelência operacional, e seguramente conseguimos ligar o gerenciamento da rotina ao caminho do ritmo e rigor que precisamos imprimir para atender aos objetivos organizacionais. Para Falconi em sua principal obra “Gerenciamento da Rotina do trabalho do dia-a-dia”, gerenciar é resolver problemas, porém o principal desafio para uma jornada para a excelência está na escolha dos primeiros passos. Para cada problema localizado o caminho do planejamento nos leva à criar um item de controle com sua meta, todas as atividades que devem ser realizadas devem ser em função desta meta.
O gerenciamento da rotina é uma prática que precisa ser direcionada pela direção da empresa, e que está relacionada com o gerenciamento da mudança que a empresa está proposta a realizar. Para este processo de mudança Falconi reforça dois fatores que são decisivos para o sucesso do movimento que são: a) liderança e b) educação e treinamento, reforçando de que “Boa liderança é sinônimo de boas mudanças”. Tenho abordado o temagerenciamento da mudança nos artigos que escrevo, reforço que as pessoas tendem a aceitar melhor os objetivos quando eles reconhecem os benefícios e os impactos nelas, desta forma a prática do gerenciamento da rotina deve criar um vínculo diário de comprometimento com o time direto envolvido, gerando um elo cíclico de atividades e reconhecimento pelos resultados, uma cultura da melhoria contínua.
A caminhada para a excelência
Este título é o mesmo que Falconi utiliza em sua obra para demonstrar quatro fases elaboradas por ele para determinar a caminhada para a excelência operacional, onde:
- 1a fase Entenda o seu trabalho: descrição básica sobre as atividades, por exemplo, fazer um VSM (Value Stream Mapping) para entender os principais problemas;
- 2a fase Arrumando da casa: consiste em padronizar, eliminar as anomalias e monitorar, pois disso gerenciar para manter e gerenciar para melhorar;
- 3a fase Ajustando a máquina: depois do monitoramento na fase anterior, deve-se aperfeiçoar o monitoramento, praticar a melhoria contínua e garantir a qualidade;
- 4a fase Caminhando para o futuro: basicamente determina-se o futuro da empresa, do processo, partindo do controle estabelecido e da governança da situação controlada.
Embora temos evoluído nos controles operacionais onde as informações online de todos os principais indicadores circulam por tv’s e monitores por toda a empresa, somente garantiremos disciplina da melhoria contínua se houver uma dinâmica e cultura de tratativas de problemas. Seguindo o gerenciamento da rotina proposto por Falconi, identificamos alguns passos que nos ajudam a entender melhor esta sequencia, iniciando por estabelecer o controle, observar o seu comportamento, analisar (entender os fatores causais), estabelecer o plano de ação, verificar os resultados, padronizar (comunicação da mudança) e concluir baseado na possibilidade de expansão das ações e do registro da inteligência adquirida. O bom e velho PDCA nos ajudando na condução lógica e sistemática da melhoria contínua, a questão aqui é a disciplina de tornar esta prática cíclica nos principais problemas que identificamos em nosso processo.
A metodologia GROT (Gerenciamento da Rotina) é baseada no conceito de melhoria contínua e excelência operacional, amplamente discutida por Vicente Falconi, um dos maiores especialistas em gestão no Brasil. A ideia central é que o gerenciamento da rotina envolve resolver problemas do dia a dia de forma sistemática, utilizando uma abordagem orientada por metas e indicadores. Cada atividade realizada deve estar em função de uma meta estabelecida, e a liderança tem um papel crucial nesse processo.
Aqui estão os principais pontos da metodologia GROT:
1. **Primeira Fase – Entender o Trabalho**: Isso envolve mapear o fluxo de valor (VSM – Value Stream Mapping) para identificar e compreender os principais problemas operacionais.
2. **Segunda Fase – Arrumar a Casa**: Envolve a padronização das atividades, eliminação de anomalias e o monitoramento constante para manter e melhorar os padrões estabelecidos.
3. **Terceira Fase – Ajustar a Máquina**: Após o monitoramento, aprimora-se o processo, garantindo a qualidade e praticando a melhoria contínua.
4. **Quarta Fase – Caminhando para o Futuro**: Trata-se de estabelecer o futuro da empresa com base nos controles e governança implementados, visando a expansão e o aprimoramento contínuo.
Essa metodologia utiliza ferramentas como o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), garantindo que o processo de melhoria seja contínuo e cíclico. O gerenciamento da rotina é visto como um elemento essencial para alcançar a excelência operacional, mas depende de liderança eficaz e de uma cultura de treinamento e educação.
Em resumo, o GROT ajuda a criar um ambiente de trabalho focado em resultados, melhoria contínua e resolução de problemas através da padronização e monitoramento constante
MATRIZ DE EISENHOWER
A **Matriz de Eisenhower**, também conhecida como **Matriz Urgente-Importante**, é uma ferramenta de gestão de tempo que ajuda a priorizar tarefas com base na sua **urgência** e **importância**. Ela foi popularizada pelo ex-presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, e é usada para melhorar a produtividade ao permitir uma visão clara do que deve ser feito primeiro, o que pode ser delegado ou adiado, e o que pode ser eliminado.
### Estrutura da Matriz de Eisenhower
A matriz é dividida em quatro quadrantes:
1. **Quadrante 1 (Urgente e Importante)**: Tarefas que precisam ser feitas imediatamente. São crises, problemas e prazos curtos que exigem atenção imediata, como emergências e situações críticas.
– **Exemplo**: Resolver um problema com um cliente insatisfeito ou um projeto com prazo iminente.
2. **Quadrante 2 (Não Urgente, mas Importante)**: São as tarefas mais valiosas a longo prazo. Elas não têm urgência imediata, mas são essenciais para o crescimento pessoal ou profissional e devem ser priorizadas. É o quadrante do planejamento estratégico e da prevenção.
– **Exemplo**: Definir metas de carreira, desenvolver habilidades ou planejar uma grande iniciativa.
3. **Quadrante 3 (Urgente, mas Não Importante)**: Tarefas que parecem urgentes, mas não agregam valor significativo a longo prazo. Elas devem ser delegadas ou evitadas sempre que possível.
– **Exemplo**: Interrupções constantes, chamadas e e-mails que podem ser tratados por outras pessoas.
4. **Quadrante 4 (Nem Urgente, Nem Importante)**: São distrações ou atividades que consomem tempo, mas não trazem nenhum benefício real. Essas atividades devem ser evitadas ou eliminadas.
– **Exemplo**: Assistir vídeos aleatórios na internet ou passar muito tempo nas redes sociais.
### Como Usar a Matriz de Eisenhower
1. **Liste suas tarefas**: Anote todas as tarefas que você precisa realizar.
2. **Classifique as tarefas**: Determine se cada tarefa é urgente e/ou importante e aloque-as no quadrante correspondente.
3. **Priorize as ações**:
– Concentre-se nas tarefas do **Quadrante 1** imediatamente.
– Agende e planeje tempo para as atividades do **Quadrante 2**, pois elas são as que realmente trazem crescimento a longo prazo.
– Tente delegar ou minimizar o tempo gasto nas atividades do **Quadrante 3**.
– Elimine ou reduza ao máximo as tarefas do **Quadrante 4**.
### Benefícios da Matriz de Eisenhower
– **Maior foco e produtividade**: Ela ajuda a direcionar a atenção para o que realmente importa.
– **Melhor gerenciamento do tempo**: Permite lidar de forma proativa com as tarefas importantes antes que se tornem urgentes.
– **Redução de estresse**: Ao priorizar corretamente, você lida melhor com as emergências e crises.
Em suma, a **Matriz de Eisenhower** é uma ferramenta eficaz para garantir que você esteja investindo seu tempo nas atividades que trarão os melhores resultados a longo prazo, enquanto gerencia demandas imediatas de maneira eficiente
O que é o Gerenciamento da Rotina?
O **Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia**, conforme descrito por Vicente Falconi em sua obra clássica sobre o tema, é um processo estruturado de melhoria contínua para otimizar a operação diária de uma organização. Ele visa a sistematização de atividades cotidianas para garantir que os objetivos da empresa sejam atingidos de maneira eficiente e consistente.É uma metodologia que ajuda as empresas a controlarem suas operações diárias, garantindo que todas as atividades estejam alinhadas aos seus objetivos estratégicos. A ideia principal é que **gerenciar é resolver problemas**, e esses problemas devem ser identificados, analisados e corrigidos com base em métricas e metas.
### Princípios Fundamentais:
1. **Planejamento e Metas**: Tudo começa com a definição de metas claras e mensuráveis. Cada tarefa ou atividade diária deve estar alinhada a uma meta que apoie os objetivos organizacionais maiores.
2. **Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)**: O ciclo PDCA é uma ferramenta central no gerenciamento da rotina. Ele promove uma abordagem contínua de planejamento (Plan), execução (Do), verificação (Check) e ação corretiva (Act):
– **Planejar (Plan)**: Definir metas e o que precisa ser feito para alcançá-las.
– **Executar (Do)**: Implementar as ações necessárias.
– **Verificar (Check)**: Monitorar se as metas estão sendo atingidas.
– **Agir (Act)**: Tomar ações corretivas para resolver problemas ou melhorar processos.
3. **Padronização**: Uma das etapas importantes do gerenciamento da rotina é a **padronização** das tarefas. Quando as atividades são padronizadas, a empresa mantém a qualidade e consistência, facilitando o controle e a melhoria contínua.
4. **Identificação e Tratamento de Problemas**: A rotina diária deve estar focada na **identificação de anomalias** e em sua correção. É preciso monitorar indicadores de desempenho que ajudem a identificar rapidamente os problemas e propor soluções baseadas em fatos.
5. **Treinamento e Educação**: Um componente-chave para o sucesso do gerenciamento da rotina é o **desenvolvimento das pessoas** envolvidas. Falconi destaca que é essencial treinar líderes e equipes para que tenham as habilidades necessárias para implementar mudanças eficazes e manter a disciplina no cumprimento das metas.
### Como Aplicar o Gerenciamento da Rotina:
1. **Descrever o Trabalho**: Faça um mapeamento claro de todas as atividades que precisam ser realizadas no dia a dia. Isso pode ser feito por meio de uma descrição detalhada do processo ou de um mapa de fluxo de valor (VSM – Value Stream Mapping).
2. **Estabelecer Controle**: Defina indicadores e metas para monitorar os processos diários. Isso pode incluir métricas de produtividade, qualidade, tempo de execução, etc. Esses indicadores devem ser controlados continuamente.
3. **Ação sobre Desvios**: Sempre que houver desvios nas metas (se os indicadores não estiverem atingindo o esperado), é preciso agir rapidamente, utilizando o ciclo PDCA para encontrar a causa raiz e implementar melhorias.
4. **Revisão e Melhoria Contínua**: O processo de gerenciamento da rotina é contínuo. Revisar os resultados regularmente e buscar formas de melhorar o processo é essencial para garantir que a empresa continue a evoluir.
### Benefícios do Gerenciamento da Rotina:
– **Melhoria da Eficiência**: Com a padronização e controle, a execução do trabalho torna-se mais eficiente e os erros são reduzidos.
– **Prevenção de Problemas**: A metodologia ajuda a identificar problemas antes que eles se tornem grandes falhas, promovendo ações corretivas imediatas.
– **Disciplina e Foco**: Mantém a equipe focada nas metas e na melhoria contínua, gerando uma cultura organizacional mais forte e produtiva.
Em resumo, o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia é uma prática que visa garantir que as atividades operacionais de uma empresa estejam sempre alinhadas aos seus objetivos estratégicos, utilizando técnicas de padronização, monitoramento e melhoria contínua para alcançar excelência operacional
**Entendendo o Fluxo de Trabalho**
O **fluxo de trabalho**, também conhecido como **workflow**, refere-se à sequência de atividades ou passos que são necessários para completar uma tarefa ou processo dentro de uma organização. Ele abrange desde a alocação de recursos e pessoas até a definição de prazos e a execução das tarefas. Compreender o fluxo de trabalho é essencial para melhorar a eficiência, reduzir erros e garantir que os processos sejam otimizados.
### Componentes do Fluxo de Trabalho
1. **Tarefas**: São as ações ou etapas específicas que precisam ser realizadas para completar o processo. Cada tarefa tem seu objetivo e resultado claro.
2. **Responsabilidades**: Atribuir quem será responsável por realizar cada tarefa no fluxo de trabalho é crucial. Isso garante que todos saibam seus papéis e expectativas.
3. **Recursos**: Inclui todos os materiais, ferramentas, informações e suporte necessário para a execução das tarefas.
4. **Sequência**: O fluxo de trabalho deve seguir uma sequência lógica para garantir que todas as atividades aconteçam de forma ordenada e eficiente.
5. **Automação**: Em muitas organizações, partes do fluxo de trabalho podem ser automatizadas para economizar tempo e recursos, como sistemas de aprovação ou notificações automáticas.
### Tipos de Fluxo de Trabalho
– **Sequencial**: As tarefas são realizadas em uma ordem específica, e uma atividade só começa quando a anterior é concluída.
– **Paralelo**: Múltiplas tarefas são realizadas simultaneamente, sem depender da conclusão uma da outra.
– **Colaborativo**: Diferentes equipes ou indivíduos trabalham juntos para completar tarefas interdependentes.
### Benefícios de Entender e Otimizar o Fluxo de Trabalho
1. **Maior Eficiência**: Identificar gargalos ou etapas desnecessárias no fluxo pode ajudar a reduzir o tempo gasto em cada tarefa.
2. **Melhoria na Qualidade**: Com um fluxo bem definido, os erros são reduzidos e há maior controle sobre o processo.
3. **Redução de Custos**: A automação e a eliminação de atividades redundantes podem diminuir significativamente os custos operacionais.
4. **Aumento da Produtividade**: Com uma estrutura clara, os funcionários sabem exatamente o que fazer e quando, aumentando o foco e a produtividade.
### Como Mapear e Otimizar um Fluxo de Trabalho
1. **Mapeamento do Processo**: O primeiro passo é entender e desenhar todo o processo, usando ferramentas como fluxogramas ou diagramas de processos.
2. **Identificação de Gargalos**: Revise o fluxo para identificar etapas que demoram mais do que o necessário ou que criam bloqueios para o processo geral.
3. **Automação**: Utilize ferramentas de software para automatizar etapas repetitivas, como aprovações e notificações.
4. **Melhoria Contínua**: Um bom fluxo de trabalho deve ser revisado e ajustado periodicamente para refletir mudanças no ambiente de negócios ou na tecnologia.
### Ferramentas para Gerenciamento de Fluxo de Trabalho
Existem várias ferramentas digitais que podem ajudar a organizar e visualizar fluxos de trabalho, como:
– **Trello**: Usado para organizar tarefas em quadros Kanban.
– **Asana**: Gerencia projetos e tarefas de forma colaborativa.
– **Monday.com**: Facilita a criação de fluxos de trabalho customizados.
– **Slack**: Embora seja uma ferramenta de comunicação, também pode ser usada para gerenciar fluxos de trabalho de forma integrada com outras ferramentas.
Em resumo, entender o fluxo de trabalho de uma empresa é crucial para garantir que todos os processos sejam executados da forma mais eficiente e organizada possível.
Organização das rotinas
**Organização das Rotinas**
A **organização das rotinas** é uma prática essencial para melhorar a eficiência e produtividade tanto no ambiente de trabalho quanto na vida pessoal. Organizar as rotinas significa estabelecer uma sequência de tarefas, priorizando o que é mais importante e determinando o melhor uso do tempo. Isso ajuda a evitar sobrecarga, procrastinação e a sensação de estar sempre correndo atrás de prazos.
### Elementos para uma Boa Organização de Rotinas
1. **Planejamento Diário e Semanal**: É fundamental começar o dia ou a semana com um planejamento claro. Isso envolve a definição de tarefas e metas a serem alcançadas. O uso de agendas, calendários ou aplicativos de organização (como Google Calendar, Trello ou Todoist) pode ajudar a visualizar as atividades ao longo do tempo [oai_citation:7,Gestão do tempo: o que é, importância, como fazer e dicas](https://blog.ploomes.com/gestao-do-tempo/).
2. **Prioridades Claras**: Seguir o princípio de que nem todas as tarefas têm o mesmo peso. Ferramentas como a **Matriz de Eisenhower** ajudam a classificar tarefas entre urgentes e importantes, permitindo focar no que traz mais resultados [oai_citation:6,7 Ferramentas para Gerenciamento de Tempo: Organize a sua Rotina de Forma Eficiente | Aprimoramente – Guia de Educação](https://aprimoramente.com/blog/ferramentas-para-gerenciamento-de-tempo) [oai_citation:5,Gestão de tempo: O que é? Como aplicar? Quais as vantagens?](https://organizenapratica.com.br/gestao-de-tempo-o-que-e/).
3. **Definição de Metas Realistas**: Estabelecer metas que sejam alcançáveis dentro do tempo disponível. Metas claras e objetivas ajudam a manter o foco e direcionar as atividades diárias para resultados concretos.
4. **Padronização de Processos**: A padronização das atividades é essencial para manter a consistência e reduzir erros. Quando cada tarefa é executada de forma padronizada, é mais fácil monitorar o desempenho e implementar melhorias contínuas. A padronização também facilita a delegação de tarefas, pois outros colaboradores podem seguir o mesmo padrão.
5. **Criação de Hábitos**: Para que a organização das rotinas seja eficaz, é importante criar hábitos. Isso envolve realizar determinadas tarefas em horários regulares ou de formas repetitivas até que se tornem automáticas. Por exemplo, responder e-mails logo ao iniciar o dia ou fazer revisões semanais das metas.
6. **Controle e Monitoramento**: O acompanhamento constante das atividades realizadas é fundamental para garantir que as metas e prazos estão sendo cumpridos. Ferramentas de monitoramento de tempo, como **Toggl** ou **RescueTime**, ajudam a identificar como o tempo está sendo utilizado e a ajustar a rotina quando necessário [oai_citation:4,7 Ferramentas para Gerenciamento de Tempo: Organize a sua Rotina de Forma Eficiente | Aprimoramente – Guia de Educação](https://aprimoramente.com/blog/ferramentas-para-gerenciamento-de-tempo) [oai_citation:3,Gestão de tempo: O que é? Como aplicar? Quais as vantagens?](https://organizenapratica.com.br/gestao-de-tempo-o-que-e/).
7. **Flexibilidade**: Mesmo com uma rotina bem organizada, imprevistos podem ocorrer. É importante ter flexibilidade para ajustar o planejamento e lidar com novas demandas sem prejudicar o fluxo de trabalho principal.
### Benefícios da Organização de Rotinas
– **Aumento de Produtividade**: Com tarefas bem organizadas e priorizadas, há menos tempo perdido e mais foco no que realmente importa.
– **Redução de Estresse**: A organização dá uma sensação de controle sobre o que precisa ser feito, diminuindo a sobrecarga mental.
– **Melhoria na Qualidade do Trabalho**: Ao padronizar e seguir uma sequência organizada, há menos erros e retrabalho, o que melhora a qualidade geral.
– **Maior Equilíbrio Entre Vida Pessoal e Profissional**: Uma rotina organizada permite que haja tempo para atividades pessoais sem prejudicar o desempenho no trabalho.
### Ferramentas e Métodos Úteis
– **Aplicativos de Gerenciamento de Tarefas**: Como Trello, Todoist ou Asana, que ajudam a visualizar e acompanhar tarefas.
– **Matriz de Eisenhower**: Para ajudar a priorizar atividades com base em sua urgência e importância.
– **Método Pomodoro**: Para trabalhar em ciclos de alta concentração, com intervalos planejados.
– **Calendários e Agendas Digitais**: Como o Google Calendar, para organizar compromissos e metas ao longo da semana.
Em resumo, a organização das rotinas é um processo que envolve planejamento, priorização, criação de hábitos, padronização e monitoramento. Quando bem aplicada, ela leva a uma execução mais eficiente das tarefas e a um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
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